Normas, processos e... cadê a comunicação?

Afonso Martins
5 de mar.
3 min de leitura

Se tem uma coisa que pode transformar um Sistema Integrado de Gestão (SGI) em um verdadeiro caos, é a falta de comunicação. Sim, aquele e-mail ignorado, a mensagem truncada no grupo do WhatsApp da obra, o aviso “só entre nós” que nunca chega a quem realmente precisa saber. Quando isso acontece, não adianta ter os melhores procedimentos, normas ou até certificações caríssimas: a coisa desanda. E rápido.

SGI sem comunicação? Boa sorte com isso.

O SGI tem um objetivo nobre: alinhar Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde (QSMS) – ou qualquer outro conjunto de siglas que a sua empresa resolva integrar – de forma eficiente e estratégica. Mas de nada adianta um sistema robusto se a comunicação entre os envolvidos é digna de telefone sem fio.

Imagine o cenário clássico:

A gestão da qualidade cria um novo procedimento detalhado, testado e alinhado com as normas ISO.
A segurança do trabalho implementa regras atualizadas para reduzir acidentes.
O meio ambiente define novos critérios para descarte de resíduos.

E adivinhe? Ninguém da operação fica sabendo. Resultado: as regras não são seguidas, os problemas continuam.

O "Ninguém me falou" e a falência da cultura organizacional

Se cada setor dentro da empresa opera como um mundo à parte, o SGI se torna apenas uma pilha de documentos em uma pasta no servidor. A comunicação assertiva deveria garantir que todos saibam o que mudou, por que mudou e como aplicar. Mas não basta mandar um e-mail com 10 anexos e esperar que todos leiam.

Comunicação eficiente exige clareza, frequência e – pasmem – interesse genuíno em garantir que a mensagem foi compreendida.

Aqui vão algumas pérolas de falhas clássicas de comunicação dentro de um SGI:

A norma mudou, mas o pessoal da operação descobriu na auditoria.
O plano de emergência foi atualizado, mas na prática só o gestor sabia.
O setor de qualidade definiu um novo critério de inspeção, mas os responsáveis continuaram aplicando o antigo porque “ninguém avisou”.

E, claro, o campeão de todos:

O colaborador não seguiu o procedimento porque “achava que era só recomendação” – porque, claro, um procedimento interno é apenas uma sugestão educada.

Como evitar que o SGI se torne um universo paralelo?

Se a ideia é que o SGI funcione de verdade, a comunicação precisa ser tratada com a mesma seriedade que qualquer outro requisito normativo. Aqui vão algumas formas de evitar que o sistema morra soterrado em más interpretações:

Menos papelada, mais conversa. Reuniões rápidas e diretas valem mais que relatórios enormes que ninguém lê.
Feedback é ouro. Não basta mandar a informação e torcer pelo melhor. Cheque se foi compreendido.
Linguagem acessível. Nem todo mundo precisa decorar a ISO 9001 ou a 45001, mas todos precisam entender o que isso muda no dia a dia.
Tecnologia é aliada. Use treinamentos online, dashboards visuais e até vídeos curtos (sim, ninguém aguenta PPTs de 200 slides).
Exemplo vem de cima. Se a alta gestão trata a comunicação do SGI como burocracia, a equipe vai seguir o mesmo caminho.

Comunicação não é detalhe, é sobrevivência

Um SGI bem estruturado sem comunicação eficaz é como um projeto de engenharia sem planta: pode até sair do papel, mas vai ser um desastre operacional. Então, antes de reclamar que “ninguém segue os processos”, talvez seja a hora de olhar para como esses processos estão sendo comunicados.

E lembre-se: se a única vez que a equipe escuta falar do SGI é no dia da auditoria, algo está muito errado.

Abaixo um exemplo de como uma comunicação mal feita pode ser um desastre para a empresa.