Não há dúvida, para se obter sucesso na implementação de um Sistema de Gestão é preciso uma verdadeira revolução dentro do ambiente corporativo, contando, para isso, com o envolvimento de todos os setores, incluindo, principalmente, a alta direção, o que nem sempre é uma tarefa fácil.
É preciso que se quebre vários mitos com relação ao Sistema de Gestão e, para isso, é preciso que os verdadeiros benefícios sejam mostrados.
Para começar, é preciso ter clareza que um sistema de gestão bem desenvolvido afeta diretamente o dia a dia dos colaboradores como também os objetivos da empresa a longo prazo.
Confira abaixo 8 argumentos para mostrar os benefícios de um sistema de gestão bem estruturado.
1. Padronização de processos representa menos custos
Um grande equívoco que é disseminado por muitos é de que é impossível cortar custos e aumentar a qualidade dos produtos de forma simultânea. Um grande erro. Quando uma empresa segue as diretrizes de um sistema da qualidade, ela passa a organizar melhor seus processos, reduzindo custos e ainda melhorando a qualidade dos produtos e serviços que comercializa.
Com os processos organizados e padronizados, há uma redução do retrabalho na cadeia de produção, o que consequentemente diminui as horas alocadas em certos processos, passando a investi-las em outras tarefas. Assim, é possível investir tempo dos recursos humanos em melhorias na qualidade, sem necessariamente precisar contratar novos funcionários. O número de erros cai consideravelmente o que, além de melhorar a qualidade do produto ou serviço entregue ao cliente, reduz também seus custos de produção.
2. Organização de processos gera inovação
Outro grande engano é achar que um sistema de gestão implementado torna os processos internos mais burocráticos e engessados. Este pensamento não leva em conta o quanto a organização e a padronização dos processos impacta na satisfação e na motivação para a iniciativa dos profissionais. Processos confusos são difíceis para os funcionários, acabando por, geralmente, matar sua proatividade. Por outro lado, quando se segue um padrão, os colaboradores têm a segurança da realização de um bom trabalho, com muito menos riscos de erros. Além disso, por mais que estabeleçam padronizações, um sistema de gestão bem estruturado sempre abre espaço para a iniciativa dos funcionários da empresa, o que é essencial para a inovação.
3. Melhorias contínuas garantem competitividade
Um dos pontos mais importantes de um sistema de gestão é a ênfase dada à melhoria contínua.
Segundo esse princípio, para sobreviver em um mercado altamente competitivo é fundamental que a empresa estabeleça metas de melhoria constante e sempre entregar para o cliente as melhores soluções possíveis, atendendo e superando suas expectativas.
É preciso se lembrar que a grande concorrência gera como efeito colateral um público mais exigente, que sabe que poderá recorrer a outras empresas quando a sua não entregar o que ele deseja.
Por isso, estabelecer metas para sempre aumentar a qualidade e se adaptar às demandas do cliente é pré-requisito para a sobrevivência a longo prazo de todo e qualquer negócio. E é aí que entra a gestão da qualidade!
4. Selos de qualidade aumentam a credibilidade da empresa
Quando uma empresa implementa um sistema de gestão, beneficia-se em relação aos clientes de duas formas, principalmente se buscar certificação para o sistema.
Primeiramente, como um dos grandes focos da qualidade é a satisfação do cliente, com um produto ou serviço de maior qualidade, o cliente consequentemente se sente mais satisfeito, tendendo a comprar mais da sua empresa e a indicá-la a conhecidos, amigos e parceiros.
Em segundo lugar, com um selo de certificação do sistema de gestão a credibilidade da empresa é consideravelmente aumentada, mesmo os clientes que ainda não fizeram negócios com a empresa, poderão passar a fazer com base nas informações da certificação.
Só essa garantia já costuma ser suficiente para aumentar as vendas, uma vez que uma série de empresas exigem, por exemplo, que seus fornecedores possuam certificações específicas.
5. Qualidade no relacionamento com o cliente gera satisfação
Quem busca um produto/serviço quer encontrar não apenas algo que satisfaça suas necessidades e expectativas iniciais, sem gastar muito, ele quer também quer ser bem atendido e se sentir próximo da empresa. Quando uma empresa não entrega um produto de qualidade ao cliente ele sabe que pode recorrer a outras para obter o que deseja.
Se uma organização define seus valores por uma vontade de servir com qualidade total — com um atendimento de excelência, com valores sociais e na resolução de possíveis problemas — a retenção de clientes e a lucratividade serão consequência.
6. Processos mais eficazes ajudam a elevar a motivação da equipe
Para ter um funcionamento considerado eficaz de um sistema de gestão, uma organização deve manter a qualidade em três áreas tanto na infraestrutura, nos seus procedimentos e também no seu capital humano. Por isso, a preocupação com a gestão social deve estar inteiramente ligada a todos os processos da empresa, gerando engajamento e satisfação dos colaboradores, afinal, empresas são feitas de pessoas.
Com um sistema de gestão bem estruturado a comunicação interna melhora significativamente, a distância entre cargos superiores (diretoria) e a equipe diminui, há um investimento maior na qualificação dos colaboradores, a segurança na produção aumenta e os processos passam a ser mais eficientes.
A busca por essa qualificação é capaz também de auxiliar na estruturação de um planejamento estratégico que melhore todas as funções organizacionais com o intuito de facilitar o trabalho e aumentar a produtividade dos profissionais. E isso ajuda a mantê-los mais confiantes e motivados a dar o melhor de si.
7. Práticas padronizadas evitam o retrabalho
Para o sucesso num sistema de gestão é preciso que se invista na padronização de práticas de todos os agentes que formam a organização. Esse processo de reestruturação gera, principalmente, uma mudança de atitude e pode ser realizado de diversas formas. Ou seja, em vez de atuar no gerenciamento de crises, colaboradores e líderes passam a atuar de forma preventiva, sempre em busca pela excelência.
Essa mentalidade ajuda a evitar erros, diminuir o desperdício e, consequentemente, os gastos para reparos e possíveis problemas com a imagem da empresa.
8. Uma sistema de gestão estruturado ajuda a melhorar também as práticas de gerenciamento
Com a estruturação do sistema de gestão, todas as atividades dentro da empresa tornam-se mais visíveis e de fácil monitoramento. A equipe gerencial da organização tem dados mais concretos e podem, por meio deles, tomar decisões relacionadas ao andamento dos seus processos. Os indicadores do sistema é um requisito essencial para isso. A partir dos resultados obtidos, é possível avaliar de forma mais objetiva a necessidade de novos investimentos, ou transferência dos mesmos para um outro projeto, etc.
A implementação de um sistema de gestão da qualidade torna o trabalho da empresa mais integrado e organizado, mas, para que funcione, é necessário criar uma cultura voltada para a qualidade em todas as esferas. Assim, é simplesmente fundamental envolver todos os funcionários, inclusive a direção.